Sabe aquele famoso ditado popular “o barato sai caro”? Então, fazer uma gestão de equipamentos passa por colocar todas as etapas na balança; da aquisição à manutenção. Ou seja, pesquisar antes de comprar e fazer uma avaliação da relação custo-benefício é o primeiro passo para uma gestão eficiente.

Como voltar no tempo para corrigir os erros ainda é algo impossível, vamos dar três dicas para evitar os principais erros que interferem diretamente na gestão de equipamentos:

1. Planejamento e Estratégia de Longo Prazo

Antes de comprar uma nova linha de máquinas ou um equipamento novo, é de suma importância fazer um inventário das máquinas ativas que permanecerão, para inclusive identificar a compatibilidade entre elas. Esse inventário faz parte do planejamento de modernização da linha de produção, que deve levar em consideração uma estratégia de longo prazo.

Para melhorar o desempenho e a performance da linha de produção, o investimento deve ser feito em um equipamento que tenha garantia de vida útil longa; o que significa dizer que é preciso avaliar o ciclo de vida desse equipamento, insumos, manutenção, etc.

Um bom começo para traçar esse caminho é responder:

• Quais são os requisitos da sua linha de produção?
• O que você espera dos novos equipamentos? 
• Como eles irão contribuir para potencializar o seu negócio?

Com essas respostas no seu planejamento estratégico talvez seja possível evitar gargalos na linha de produção que engesse todo o processo. 

Ainda no planejamento, sempre faça três orçamentos e propostas, para assim identificar a diferença de caro e barato, custo e investimento.

2. Avalie o contrato do fornecedor minuciosamente

Depois que você já fez o levantamento do que precisa e de como colocar as alterações e mudanças em prática, com as três propostas em mãos, é hora de analisá-las com cautela. Verifique sempre:

• Como funciona o suporte e atendimento ao cliente.
• Procure saber quantas pessoas fazem parte da equipe de suporte técnico.
• Pergunte sobre a existência de uma linha direta entre cliente e assistência técnica.
• Questione sobre a possibilidade de treinamento e reciclagem desse treinamento para sua equipe operar o novo equipamento.
• Saiba se existe suporte técnico remoto. Ou seja, se a empresa consegue remotamente se conectar ao equipamento caso precise de uma solução rápida.
• Verifique a proximidade do suporte técnico com a sua empresa.
• Procure saber os detalhes da manutenção preventiva e corretiva. 
• Caso a máquina precise de insumos, saiba também se a empresa os fornece ou tem o contato de quem o faz, para garantir a vida útil do equipamento.

O equipamento e a proposta podem parecer a solução dos seus sonhos, mas existe um valor agregado em todos esses fatores listados que, se o fabricante não oferecer, o sonho pode vir a ser um pesadelo. 

O treinamento e a reciclagem são fundamentais pois caso a empresa tenha troca de pessoal, por exemplo, é importante saber se o fornecedor pode oferecer essa reciclagem; ainda que seja cobrada uma taxa por isso. Vale lembrar aqui que tudo deve estar registrado em contrato e, no caso dos treinamentos e reciclagens, devidamente redigido em uma planilha de cronograma.

Quando existe troca de equipamentos é fundamental envolver toda a equipe que vai operá-lo e ter sempre alguém capacitado para aprender a ponto de conseguir repassar os ensinamentos para não ficar totalmente dependente dos treinamentos dos fornecedores.

É uma boa prática de gestão de equipamentos que, além das manutenções preventivas, haja visita técnica periódica; seja a cada três ou seis meses. O objetivo da visita deve ser avaliar o desempenho do equipamento e dos funcionários treinados.

Uma dica muito valiosa que também pode parecer menos importante é: não tenha vergonha de perguntar! O conhecimento só engrandece quem busca por ele.

3. Pesquise sobre a empresa antes de fechar negócio

Com os três orçamentos e propostas em mãos é hora de usar a razão para decidir. Por isso, pesquisar sobre a empresa e os fornecedores a qual ela representa é de suma importância.

Buscar em sites de reclamações de atendimento e até mesmo em canais jurídicos como PROCON e Jusbrasil pode ajudar a tomar a decisão mais acertada para não ter dores de cabeça no futuro.

Depois que avaliou o perfil jurídico e de atendimento, é hora de ir a fundo na negociação por manutenção preventiva e corretiva; sem esquecer de também saber sobre as condições em caso de necessidade de peça de reposição. 

Considerações Finais

Depois que você já tomou todos os cuidados na escolha da empresa e do equipamento, é hora de manter as coisas sob controle. Ou seja, de cuidar para manter os equipamentos funcionando da melhor maneira para que assim tenha a performance que você contratou. Muito disso, agora, vai depender de você e da sua equipe! 

• Higiene é básico também para máquinas e equipamentos.
• Esteja com o cronograma de manutenção preventiva sempre atualizado.
• Tenha registro dos procedimentos descritos pelo seu melhor mecânico, de forma detalhada para que a inspeção e manutenção seja mais eficaz.
• Falando em inspeção – esse cronograma também deve ser periódico. Preferencialmente, se possível, a cada troca de turno, com registro mensal ou semanal.
• Tenha peça de reposição reserva – em uma emergência de desgaste e, no caso do fornecedor não ter pronta entrega, é um imprevisto que pode parar a linha de produção caso você não tenha a peça*.

Vale destacar que a inspeção e a manutenção preventiva costumam fornecer dados valiosos com indicadores de problemas futuros que, antecipados, evitam questões maiores e ainda podem ajudar a reduzir custos. 

O fabricante ou distribuidor do equipamento que você adquiriu deve ser capaz de ajudar a identificar as necessidades da sua empresa e ainda, de sugerir uma lista de peças indicadas para ter no seu estoque; afinal, ele sabe o que costuma demorar quando não tem a pronta entrega. 

Por fim, toda gestão de equipamentos precisa ter os registros de pedidos com datas de compra, prazo de validade, período de manutenção e todos os dados de cada peça e maquinário. 

Nós da Wenen pontuamos aqui os parâmetros que usamos em nossa empresa para garantir excelência no atendimento, equipamentos e suporte técnico. Venha nos conhecer!

*Para saber qual peça de reposição é estratégica, o inventário é parte essencial da gestão 😉